Tâches

De Documentation ISIOS
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Une tâche est, par définition, une action qu'un individu doit poser dans un délai donné. Elle constitue le fractionnement élémentaire du travail à fournir pour produire un résultat. ISIOS offre des outils pour gérer et faire le suivi de vos tâches.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :


  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Tâches


Permission requise


Pour l'outil des tâches vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir les tâches dont vous êtes responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les tâches dont vous êtes responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer des tâches.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission d' Ajouter / supprimer dans les permissions de projets.


Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission minimum de lecture dans les permissions de projets.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales


L'outil de gestion des tâches peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Menu personnel
  • Tableau de bord d'un projet
  • Calendrier


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des tâches en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des tâches, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :


Accès via le menu corporatif


Menu personnel

Pour accéder directement à vos tâches, cliquez sur le lien situé dans votre menu personnel :


Accès via le menu personnel


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder aux tâches d'un projet, cliquez sur le lien présent dans le tableau de bord du projet :


Accès via le tableau de bord d'un projet


Calendrier

Pour accéder à l'outil de gestion des tâches via le calendrier, cliquez avec le bouton droit de la souris dans le calendrier, à la date choisie :


Accès via le calendrier


Informations de base

Afin de vous permettre de gérer adéquatement vos tâches, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :


Informations de base


Titre

Renseignez le titre de la tâche.


Statut

Les statuts d'une tâche sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.


Les états actifs sont :

  • Nouveau
  • En cours de réalisation
  • En attente


L'état inactif est :

  • Terminé
  • Fermé


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.


Sprint

Vous pourrez associer la tâche à un sprint.


Pour en savoir plus sur les sprints, référez vous à la section Sprint.


Responsable

Le responsable est celui qui devra effectuer la tâche et s'assurer de la fermer une fois celle-ci terminée.


Privée

Le responsable peut choisir de rendre sa tâche privée. Dans ce cas, seul le responsable de cette dernière y aura accès ainsi que les ressources ayant la permission globale de gérer sur la fonctionnalité des tâches.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales


Tag

Vous pouvez associer un ou plusieurs tags à la tâche.


Description du travail

Comme dans tous les outils, une partie documentation est à votre disposition. Vous pourrez alors ajouter :


  • Une note
  • Les heures à venir
  • La priorité (Soit 911, élevée, normale ou faible)
  • La difficulté (Soit inconnue, très facile, facile, moyen, difficile ou très difficile)
  • un ou plusieurs documents


Documentation


Projets, activité et budget

Qualification de la tâche


Vous pouvez associer une tâche à :


  • Un projet
Sélectionnez un projet en entrant le début de son titre ou bien en le sélectionnant dans la liste des projets accessibles en cliquant sur l'icône tableau à droite de la cellule.


  • Une activité
L'association à une activité si vous avez associé la tâche à un projet


L'enregistrement d'une tâche associée à une activité de projet sera impossible si l'échéancier est ouvert en modification. Un message sera alors généré.


  • une fonction
Si la ressource humaine a plusieurs fonctions et que la tâche est associée à une activité de projet, ce sera le taux horaire associé à la fonction sélectionné qui sera pris en compte dans le plan de projet.


  • Comptes budgétaires
vous pourrez associer la tâche à un ou plusieurs comptes budgétaires


  • une catégorie de budget
À savoir si c'est une ressource interne ou externe


  • Un type de budget
À savoir si c'est un budget capital ou d'opération


  • Une relation
Vous pourrez associer la tâche à un client, un fournisseur, un partenaire etc...


Suivis, messages et date limite

Suivis

Suivis


Cette section permet de définir des suivis pour la tâche en cours.


Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la tâche. Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :


  • Date : date à laquelle le suivi doit être effectué


  • Complété : tant qu'un suivi est Non complété, il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. S'il est complété, il disparaîtra du calendrier.


  • Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi de la tâche apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.


  • Commentaires : ajouter une note, un commentaire au suivi


Les différents suivis de la tâche seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi.


Messagerie

Cette section permet de définir des messages pour la tâche en cours, autre qu'un suivi.


Vous pouvez ajouter un ou plusieurs messages à la tâche. Pour ce faire, simplement cliquer sur l'onglet Message.png :


Ajouter un message à une tâche


Une nouvelle page ouvrira avec un tableau de bord pour pouvoir inscrire votre/vos messages. Ils peuvent être public ou privée.


Messagerie d'une tâche


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Pour plus de détails concernant la messagerie, référez-vous à la section Messagerie.

Permalien

Copier ce lien pour partager la tâche avec des utilisateurs ayant un accès aux tâches. En cliquant sur le lien, la fiche de la tâche s'ouvrira directement.


Interface de la liste des tâches

L'outil de gestion des tâches est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des tâches :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Petit oeil.png et sélectionnez le modèle voulu :


Sélectionner son modèle de vue


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Statuts et priorités

Pour configurer les statuts et/ou les priorités de la liste des tâches, cliquez sur l'onglet Configurer :


Configurer les champs


Ajouter et personnaliser les statuts


Les statuts des tâches sont très important surtout si vous ne gérer pas l'avancement des tâches en fonction des heures travaillées vs les heures à venir, car il permet d'indiquer le niveau d'avancement d'une activité dans un échéancier ou bien encore dans un sprint.

  • le statut nouveau = 0% d'avancement
  • un statut en cours, en attente = 50 % d'avancement
  • un statut fermé, complété,archivé ou supprimé = 100% d'avancement


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.


Recherche

Afin de trouver rapidement une tâche parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :

  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de toutes les tâches qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....


Recherche de toutes les tâches qui ont le tag 2017 et priorité


Filtres

La liste des tâches possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver une tâche précise :


Filtres
Filtres


Statut
Permet de filtrer la liste des tâches par statut.


Pour faire apparaître toutes les tâches y compris celles qui n'ont pas de statuts, désélectionnez tous les statuts en cliquant dessus un par un ou bien faites un clic droit avec la souris afin de procéder à une dé-sélection rapide. Vous pourrez utiliser à nouveau le clic droit de la souris pour sélectionner tous les statuts.


Responsable
Filtrer par responsable.


Sprints
Filtrer la liste par sprint spécifique.


Projet
Filtrer la liste par projet spécifique.


Activité
Filtrer la liste par activité.


Fonction
Filtrer la liste par fonction des ressources assignées.


Compte budgétaires
Filtrer la liste par compte budgétaire.


Rencontre
Filtrer la liste par les réunions contenant la ou les tâches recherchées.


Relations
Filtrer la liste par relations.


Début / Fin
Filtrer la liste par une intervalle de date de suivis.


Priorité
Il est possible de filtrer la liste par la priorité, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
  • Toutes
  • 911
  • Élevée
  • Normale
  • Faible


Difficulté
Il est possible de filtrer la liste par la difficulté, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
  • Toutes
  • Inconnue
  • Très facile
  • Facile
  • Moyen
  • Difficile
  • Très difficile


Visibilité
Cette option vous permet de faire apparaître dans la liste de vos tâches, les tâches qui ont été rendu invisibles, pour le moment, par le gestionnaire de projet pendant la planification de ce dernier.


Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #5