Gestion des risques

De Documentation ISIOS
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Le risque est une probabilité qu’un événement nuisible ne survienne et l’éventualité qu’existe une menace plus ou moins prévisible pouvant influer sur l’atteinte des objectifs d’un projet ou d’une organisation. En identifiant et quantifiant ce risque, vous serez en mesure d'évaluer l'ampleur ainsi que les impacts possibles. ISIOS vous donne également les outils pour mettre en place des mesures de contrôles afin d'éviter que ces risques ne se concrétisent et deviennent des enjeux.


La gestion des risques débute au moment de la rédaction de l’énoncé de projet alors que le chef de projet doit déterminer les risques et les documenter (description et nature du risque, probabilité, impact global et maîtrise du risque). Lorsque cette tâche est terminée, le chef de projet trouve ensuite une personne ressource responsable qui devra assurer le suivi du risque. Le chargé de projet doit ensuite déterminer une date de suivi, date à laquelle la ressource responsable devra mettre à jour toute documentation reliée au risque.


Puisqu'un risque peut être dynamique (les données peuvent constamment évoluer), il est important d’avoir un outil efficace afin d'en faire le suivi de façon rigoureuse tout au long de la phase de réalisation, lorsque le risque est associé à un projet spécifique. ISIOS permet de quantifier les risques qui ont été documentés, permettant ainsi une gestion et un suivi plus efficace.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la gestion des risques, les permissions globales minimum suivantes sont requises :

  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Des mesures de contrôle des risques
  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Risques


Permissions requises


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales


Pour l'outil des risques, vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les risques dans la liste des risques.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil risques dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les risques dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil risques dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les risques dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil risques dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil risques dans les permissions projets.


L'outil de gestion des risques peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Menu corporatif
  • Tableau de bord personnel
  • Tableau de bord d'un projet
  • Échéancier / Diagramme de Gantt

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des risques via le tableau de bord corporatif, cliquez sur le lien situé dans la boîte Risques et Enjeux :


Accès à l'outil via le menu corporatif


Tableau de bord personnel

Pour y accéder via votre tableau de bord personnel, cliquez sur le lien suivant :


Accès à l'outil via le tableau de bord personnel


Tableau de bord d'un projet

Pour y accéder via votre tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien situé dans la boîte Risques et Enjeux :


Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet


Échéancier / Diagramme de Gantt

Vous pouvez accéder à l'outil de gestion des risques directement dans le diagramme de Gantt. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'activité désirée :


Accès à l'outil via le diagramme de Gantt


Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos risques, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base du risque.


Informations de base


Les champs encerclés en rouge indiquent les informations obligatoires.


Titre

Renseignez le titre du risque.


Statut

Les statuts d'un risque sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.


Les états actifs sont:

  • Nouveau
  • Évaluation
  • En attente


Lorsque le statut d'un risque est actif, il sera considéré lors de la compilation de rapports.


L'état inactif est:

  • Fermé


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Responsable

Le responsable est la personne mandatée comme responsable du suivi et de la mise à jour de la documentation du risque. Sa principale tâche consiste à exercé une vigile sur le risque et à aviser le chef de projet de l'évolution du risque dans le temps.


Intervenants

Personnes ayant un rôle actif lié au risque, mais qui n'est pas responsable de celui-ci.


Projet

Le risque peut être associé à un projet précis, ce champ permet d'identifier le projet en question le cas échéant.


Activité

Le risque peut être relié à un élément spécifique d'un projet, par exemple, le risque est relié au prix d'achat instable d'un matériau (élément de projet). Cet élément fait partie d'un tout, soit un projet de construction de maison (projet).


Évaluation

Cette section permet de documenter les variables qui influenceront le calcul du risque brut et du risque résiduel.


Quantification du risque


Probabilité

Ce champ quantifie la probabilité qu’un risque se concrétise. La probabilité est une mesure utilisée dans le calcul du risque brut et du risque résiduel.


La valeur peut être interprétée comme suit:

Probabilité Valeur
Très faible 1
Faible Entre 1.1 et 3
Moyenne Entre 3.1 et 5
Élevée Entre 5.1 et 7
Très élevée Entre 7.1 et 9


Impact global

Ce champ permet de déterminer une valeur d’impact global, si le risque devait se concrétiser. La probabilité du risque est une mesure utilisée dans le calcul du risque brut et du risque résiduel.


La valeur du champ peut être interprétée comme suit :

Impacts global Valeur
Très faible 1
Faible Entre 1.1 et 3
Moyenne Entre 3.1 et 5
Élevée Entre 5.1 et 7
Très élevée Entre 7.1 et 9


Risque brut

Ce champ est le résultat du champ Probabilité multiplié par le champ Impact global.


Risque Brut = Probabilité x Impact Global


Exemple: une probabilité de valeur 4 (Moyenne) multipliée par un impact global de valeur 5 (Moyen) résulterait en un Risque brut de valeur 20 (Moyen)


La valeur du champ peut être interprétée comme suit :

Risque brut Valeur
Faible Entre 1 et 15
Moyen Entre 16 et 36
Élevé Entre 37 et 81


Maîtrise du risque

La valeur du champ permet d’indiquer si quelque chose est en place pour palier à la possibilité que le risque se concrétise. La Maîtrise du risque est une mesure utilisée dans le calcul du risque résiduel.


La valeur du champ peut être interprétée comme suit :

Maîtrise du risque Valeur (%)
Inexistante 0
Insuffisante Entre 1 et 20
Quasi insuffisante Entre 21 et 40
Satisfaisante Entre 41 et 80
Trop de maîtrise Entre 81 et plus


Risque résiduel

Risque qui subsiste après la réponse au risque ou après l'application de mesures d'atténuation du risque.


Risque résiduel = (Valeur du risque brut) X ( 1 - (Valeur de la maîtrise du risque / 100) )


La valeur du champ peut être interprétée comme suit :

Risque résiduel Valeur
Faible Entre 1 et 15
Moyen Entre 16 et 36
Élevé Entre 37 et 81


Impact coût

Si le risque se concrétise pour devenir un enjeu, l'impact monétaire peut être de moindre importance ou même considérable, la liste suivante permet de l'indiquer :

  • Non défini
  • Négligeable
  • Faible
  • Acceptable
  • Assez élevé
  • Trop élevé


Contexte, sources et impacts du risque

Cette section permet de mieux détailler le contexte, les sources et les impacts du risques.


Contextes, sources et impacts du risque


Type

Afin de faciliter la prise d'inventaire des risques, il peut s'avérer utile d'en déterminer la nature en les catégorisant.


ISIOS propose les types suivants:

  • Risques technologiques : l'outillage, la machinerie ou le concept de fabrication pourraient-ils faire défaut durant le projet ?
  • Risques projets : quels sont les activités du projet qui pourraient avoir un impact sur le bon déroulement de ce dernier ?
  • Risques programmes de projets : quels sont les projets qui pourraient avoir un affecter le bon déroulement du programme ?
  • Risques environnement : certaines traditions ou coutumes, ou d'autres facteurs socio-démographiques ou économiques, pourraient-ils affecter la réalisation du projet ?
  • Risques financiers : les coûts de réalisation estimés pourraient-ils subir une pression à la hausse à la suite d'estimations erronées ou d'une rareté des ressources ?
  • Risques humains : quels sont les gestionnaires qui pourraient nuire volontairement ou involontairement au projet ?
  • Risques opérationnels : certaines activités régulières de l'entreprise pourraient-elles compromettre le bon fonctionnement du projet ?
  • Risques organisationnels : quels sont les gestionnaires qui pourraient nuire volontairement ou involontairement au projet pour des raisons politiques ?


Contexte

Permet de détailler le contexte dans lequel le risque s’inscrit, afin de mieux le comprendre et l'anticiper.


Sources

Permet de détailler la ou les sources du risques


Impacts

Permet de détailler le ou les impacts du risque, si celui-ci devait se concrétiser.


Documents

Cet outil permet de documenter (description, nature du risque, etc.) et mettre à jour les risques en y greffant des documents ayant le potentiel de bonifier la gestion du risque.


Suivis et mesures de contrôle des risques

Cette section permet de définir les plans de contingence et les suivis du risque.


Suivis et mesures de contrôle


Suivis

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis au risque. Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :

  • Date
  • Complété
  • Commentaires


Mesure de contrôle

La mesure de contrôle du risque est synonyme de plan de contingence puisqu'il s'agit d'une ou plusieurs série d'actions qui pourraient éventuellement être entreprise afin de pallier les effets négatifs du risque s'il venait à se concrétiser. Une ou plusieurs mesure(s) de contrôle peut être ajoutée(s) pour chacun des risques.

Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivant :

  • Titre
  • Responsable
  • Date de suivi
  •  % en place
  • Statut


Les colonnes du tableau sont personnalisables. Pour ajouter ou supprimer des colonnes, faites un clic droit avec la souris et choisissez vos colonnes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Pour plus de détails concernant les mesures de contrôle, veuillez vous référer à la section Mesures de contrôle des risques.

Permalien

Copier ce lien pour partager le risque avec des utilisateurs ayant un accès aux risques. En cliquant sur le lien, la fiche du risque s'ouvrira directement.


Interface de la liste des risques

L'outil de gestion des risques est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des risques :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Petit oeil.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


De nombreuses et différentes colonnes pourront être alors affichées.

Cependant une précision est à apporter concernant 3 de ces colonnes :

  • Mesures actives : ce sont le nombre de mesures de contrôle qui ont été statuées comme active c'est à dire qui ont le statut Nouveau, en cours, ou en attente.
  • Mesures en place : ce sont le nombre de mesures de contrôle qui ont été statuées comme en place c'est à dire qui ont le statut complété.
  • Mesures en place : ce sont le nombre total de mesures de contrôle actives + en en place

Statuts

Pour configurer les statuts de la liste des risques, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les champs :


Gérer les champs


Ajouter et personnaliser les statuts


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Afin de trouver rapidement un risque parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Filtres

La liste des risques possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un risque précise :


Recherche


Filtres


Statut
Permet de filtrer la liste des risques par statut.


Pour faire apparaître toutes les risques y compris ceux qui n'ont pas de statuts, désélectionnez tous les statuts en cliquant dessus un par un ou bien faites un clic droit avec la souris afin de procéder à une dé-sélection rapide. Vous pourrez utiliser à nouveau le clic droit de la souris pour sélectionner tous les statuts.


Responsable
Filtrer par le nom du responsable du risque. À ne pas confondre avec le rôle d'intervenant ou demandeur.


Projet
Filtrer la liste des risques par projet spécifique.


Activité
Filtre permettant de rechercher un élément précis comme un livrable ou une activité contenu dans un projet (diagramme de Gantt).


Date suivi
Date à laquelle la ressource responsable du suivi du risque doit revoir les cotes associées au risque (probabilité d’occurrence et impact éventuel sur le projet. Le champ Date suivi permet d'effectuer une recherche par date précise (en saisissant une même date dans les deux champs) ou vous permet de filtrer une plage de valeurs en cliquant sur l’un des deux filtres en spécifiant les valeurs requises. Si une date n'est saisie que dans le champ gauche, les risques ayant une date de suivi ultérieur à cette date deviendront visibles. Si une donnée est saisie que dans le champ droit, les risques antérieurs à cette date deviendront visibles.


Probabilité
Il est possible de filtrer la liste des risques par Probabilité, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
  • Très faible
  • Faible
  • Moyenne
  • Élevée
  • Très élevée


Impact
Il est possible de filtrer la liste des risques par Impact, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
  • Très faible
  • Faible
  • Moyenne
  • Élevée
  • Très élevée


Type
Il est possible de filtrer la liste des risques par Type, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
  • Technologique
  • Projet
  • Programme de projets
  • Environnement
  • Financier
  • Humain
  • Opérationnel


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