Gestion des relations

De Documentation ISIOS
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La gestion de projet s'effectue le plus souvent dans un environnement où s'activent un certain nombre d'intervenants. Les relations sont formées de liens entre ceux-ci, que ce soit comme clients, partenaires, fournisseurs, etc.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à liste des relations, la permission globale minimum suivante est requise :


  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Relations


Permission requise


Pour l'outil des relations vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les relations dans la liste des relations.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les realtions dont vous êtes responsable.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les relations dont vous êtes responsable.


Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales


La liste des relations peut être accédée à partir des différents endroits suivants :


  • Barre d'outils
  • Menu corporatif

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des relations, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :


Accès à l'outil via le menu corporatif

Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos relations, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entres-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.


Informations de base


Nom
Nom de la relation par exemple le nom de la Société du client, du fournisseur...


Statut
Les statuts d'une relation sont des champs configurables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Responsable
Le responsable est par défaut la ressource qui va créer la relation. La notion de responsable est importante, essentiellement si vous ne détenez pas la permission de Gérer au niveau de l'outils de relations. Vous ne pourrez alors modifier que les relations dont vous êtes responsable.


Tag
Vous pouvez associer un ou plusieurs tags à une relation

Évaluation

Évaluation de la relation


Priorité
Sélectionnez la priorité de la relation. Vous aurez le choix entre :
  • Faible
  • Normale
  • Élevé


Niveau de relation
Sélectionnez le type de relation. Vous aurez le choix entre :
  • Non défini
  • Froide
  • Bonne
  • Excellente


Type
Sélectionnez le type de relation. Vous aurez le choix entre :
  • Partenaire
  • Prospect
  • Client
  • Fournisseur
  • Autres


Probabilité de conclure
Champs disponible uniquement pour les types clients et prospects. Déplacer le curseur afin de renseigner la probabilité de conclure un contrat, une vente ou autre.


Valeur potentielle brute
Est définie par le chiffre d'affaire qui pourrait être éventuellement généré par la relation.


Source et industrie

Source et industrie


Source
Vous pouvez choisir la source de la relation :
  • Référé par un employé
  • Référence extérieure
  • Partenaire
  • Salon de présentation
  • Web
  • Appel à froid
  • Autres


Industrie
Vous pouvez sélectionner une industrie.


Sous-industrie
Vous pouvez sélectionner une sous-industrie.


Si la boite de sélection Industrie est vide, cliquez sur le bouton avec les 3 points pour créer une nouvelle industrie et une sous-industrie.


Coordonnées

Coordonnées


Téléphone
Le téléphone de la relation


Fax
Le fax de la relation


Site Internet
Le site Internet de la relation.


Adresse
L'adresse de la relation.


Contacts et suivis

Contacts et suivis


Contacts

Vous pouvez associer une ou plusieurs ressources à une relation. Pour ajouter une relation, cliquez sur le bouton avec les ... et sélectionner les ressources correspondantes à la relation, dans la liste des ressources humaines.


Associer une ressource à une relation


Vous pourrez également modifier la vue des colonnes présentes dans le tableau des ressources. Pour ce faire, faites un clic droit avec la souris et sélectionnez les colonnes que vous souhaitez voir apparaître. Vous pourrez également modifier l'ordre des colonnes en glissant les éléments.


Modifier les colonnes
Modifier l'ordre des colonnes


Suivis

  • Ajouter un suivi


Pour ajouter un ou plusieurs suivis, cliquez sur Ajouter, sélectionnez la date souhaitée pour le suivi et renseignez un commentaire en cliquant dans la cellule :


Créer un suivi


  • Compléter un suivi


Vous pourrez indiquer que le suivi est complété en cliquant sur le lien. Cette action aura pour conséquence de faire disparaître ce suivi de votre calendrier.


Compléter un suivi


  • Attribuer un suivi à un responsable


Vous pouvez attribuer un responsable à un suivi. Cette action aura pour conséquence de faire apparaître ce suivi dans le calendrier du responsable nommé, ainsi que dans le calendrier du responsable de la relation afin qu'il puisse suivre les suivis en cours de sa relation. Pour ce faire, entrez directement le nom de la ressource responsable ou bien sélectionnez son nom en accédant à la liste des ressoruces humaines en cliquant sur le bouton avec les points.


Attribuer un responsable à un suivi


Vous pouvez positionner plusieurs suivis avec des responsables différents pour une même relation.


Notes, documents et permalien

Notes, documents et permalien


Notes
Ajouter une note à la relation


Documents
Associer un ou plusieurs documents à une relation


Permalien
Copier ce lien pour partager la relation avec des utilisateurs ayant un accès aux relations. En cliquant sur le lien, la fiche de la relation s'ouvrira directement.


Interface de la liste des relations

L'outil de gestion des relations est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des relations :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Petit oeil.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Les statuts d'une relation sont personnalisables. Pour gérer les statuts, cliquez sur l'onglet Vues et Gérer les champs :


Gérer les champs


Ajouter et personnaliser les statuts


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Afin de trouver rapidement une relation parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :

  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de toutes les relations qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....


Recherche de toutes les relations qui ont le tag 2017 et priorité


  • Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2 etc....


Recherche de toutes les relations qui ont le tag 2017 ou priorité


Filtres

  • La liste des relations possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver une relation précise :


Filtres
Exemple de filtres possibles sur la liste des relations


  • Tous les filtres de la liste des relations n'apparaissent pas au premier coup d’œil. Vous pouvez développer le reste des filtres en cliquant sur le lien :


Développer les filtres de la liste des relations
Développer les filtres de la liste des relations


Statuts
Filtrer par statuts.


Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris


Responsables
Filtrer par le nom du responsable.


Ressources
Filtrer la liste par ressources.


Priorité
Filtrer la liste par priorité.


Évaluation
Filtrer les relations par type d'évaluation


Type
Filtrer la liste par type de relation.


Source
Filtrer la liste par source.


Industrie
Il est possible de filtrer la liste par industrie.


Sous-industrie
Il est possible de filtrer la liste par sous-industrie.


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