Gestion des enjeux

De Documentation ISIOS
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Alors que le risque est un événement probable qui pourrait affecter négativement le projet, l’enjeu est un événement auquel le chef de projet et les membres de son équipe sont effectivement confrontés. La distinction fondamentale entre les deux concepts est que le risque est de nature hypothétique et qu'il ne devient un enjeu véritable qu'au moment où il se concrétise.


Le principal objectif d'un processus de gestion des enjeux consiste à résoudre au plus bas coût possible toutes les situations problématiques ayant un impact négatif sur le coût du projet, son calendrier de livraison ou la qualité de ses biens livrables. Le processus de gestion des enjeux s'articule autour des activités suivantes :

  • Documenter et fixer une date de suivi
  • Mettre en œuvre des mesures correctives
  • Faire le suivi et revoir l'ampleur du problème



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à liste des enjeux, la permission suivante est requise :

  • Dans les permissions globales : sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Enjeux


Permission requise


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales


Pour l'outil des enjeux, vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les enjeux dans la liste des enjeux.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil enjeux dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les enjeux dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil enjeux dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les enjeux dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil enjeux dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil enjeux dans les permissions projets.


L'outil de gestion des enjeux peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outil
  • Menu corporatif
  • Tableau de bord personnel
  • Tableau de bord d'un projet
  • Échéancier / Diagramme de Gantt

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des plans d'investissement en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Tableau de bord corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des enjeux via le menu corporatif, cliquez sur le lien situé dans la boîte Risques et Enjeux :


Accès à l'outil via le menu corporatif


Tableau de bord personnel

Pour accéder à l'outil de gestion des enjeux via le tableau de bord personnel, cliquez sur le lien suivant :


Accès à l'outil via le tableau de bord personnel


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à l'outil de gestion des enjeux via le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien situé dans la boîte Risques et Enjeux :


Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet


Échéancier / Diagramme de Gantt

Vous pouvez accéder à l'outil de gestion des enjeux directement via le diagramme de Gantt. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'activité désirée :


Accès à l'outil via le diagramme de Gantt


Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos enjeux, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.


Informations de base


Titre

L'enjeu doit obligatoirement être nommée pour être sauvegardée.


Statut

Les statuts d'un enjeux sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.


Les états actifs sont :

  • Nouveau
  • En cours
  • En attente


L'état inactif est :

  • Terminé


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Responsable

Le responsable est la personne mandatée comme responsable des suivis et de la mise à jour de la documentation du problème. Sa principale tâche consiste à s'assurer que les mesures correctives sont appliquée, ou en voie de l'être, et à revoir l'ampleur du problème si cela est requis.


Intervenants

Personnes ayant un rôle actif lié à la résolution du problème, mais qui n'est pas responsable de celui-ci.


Projet

L'enjeu peut être associé à un projet précis. Ce champ permet d'identifier le projet en question, le cas échéant.


Activité

L'enjeu peut être relié à un élément spécifique d'un projet, par exemple, le bris du matériel informatique responsable de la mise à jour des données (élément de projet).


Évaluation

Cette section permet de documenter les variables qui influenceront le calcul de l'ampleur de l'enjeu.


Quantification de l'enjeu


Complexité

Ce champ quantifie la complexité d'un enjeu. La complexité est une mesure utilisée dans le calcul de l'ampleur du problème.


La valeur du champ peut être interprétée comme suit :

Complexité Valeur
Faible 1
Modérée 5
Élevé 9


Impact

L'impact est l'effet négatif sur les coûts, le calendrier de livraison ou la qualité des livrables. L'impact est une mesure utilisé dans le calcul de l'ampleur du problème.


La valeur du champ peut être interprétée comme suit :

Impact Valeur
Faible 1
Moyen 5
Haut 9


Ampleur

L'ampleur permet de faciliter l'évaluation des efforts requis pour la mise en œuvre des mesures correctives et permet d'établir plus facilement sa priorité d'intervention. Ce champ est le résultat du champ Complexité multiplié par le champ Impact.

Ampleur = Complexité * Impact


La valeur du champ peut être interprétée comme suit :

Ampleur Valeur
Faible 1 à 15
Modérée 15 à 35
Élevée 35 à 81


Description et impact

Cette section permet de mieux détailler le problème et son impact.


Description de l'enjeu et de son impact


Date d'observation

Date à laquelle l'organisation a observé le problème.


Description

Permet de décrire la nature du problème.


Impact

Permet de décrire l'impact du problème sur les coûts, le calendrier de livraison ou la qualité des livrables.


Documents

Cet outil permet d'associer des documents ayant le potentiel de bonifier la compréhension de l'enjeu.


Plan d'action, suivis et permalien

Cette section permet de définir les mesures correctives, sous forme de plan d'action, et d'établir les suivis qui s'imposent.


Plan d'action et suivi


Plan d'action

Description des mesures correctives.


Suivis

Liste des suivis pour la prochaine action.


Date résolution

Date à laquelle le problème a été résolu.


Permalien

Copier ce lien pour partager la mesure de contrôle avec des utilisateurs ayant un accès aux mesures de contrôle. En cliquant sur le lien, la fiche de la mesure de contrôle s'ouvrira directement.


Interface de la liste des enjeux

L'outil de gestion des enjeux est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des enjeux:


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Petit oeil.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Pour configurer les statuts de la liste des enjeux, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les champs :


Gérer les champs


Ajouter et personnaliser les statuts


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Afin de trouver rapidement un enjeu parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Filtres

La liste des enjeux possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un enjeu précis :


Filtres


Sélection des filtres


Statut
Permet de filtrer la liste des enjeux par statut.


Pour faire apparaître toutes les tâches y compris celles qui n'ont pas de statuts, désélectionnez tous les statuts en cliquant dessus un par un ou bien faites un clic droit avec la souris afin de procéder à une dé-sélection rapide. Vous pourrez utiliser à nouveau le clic droit de la souris pour sélectionner tous les statuts.


Responsable
Filtrer par le nom du responsable de l'enjeu. À ne pas confondre avec le rôle d'intervenant ou demandeur.


Projet
Filtrer la liste des enjeux avec un projet spécifique.


Activité
Filtre permettant de rechercher un élément précis comme un livrable ou une activité contenu dans un projet (diagramme de Gantt).


Date suivi
Date à laquelle le responsable doit faire le suivi et réévaluer l'ampleur du problème et s'assurer que les mesures correctives ont été appliquées selon l'échéance prévue.


Complexité
Il est possible de filtrer la liste des enjeux par Complexité, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
  • Faible
  • Modérée
  • Élevée


Impact
Il est possible de filtrer la liste des enjeux par Impact, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
  • Faible
  • Moyen
  • Haut


Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #12