Demandes d'acquisitions

De Documentation ISIOS
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Ce sont les requêtes en provenance des gestionnaires de projets et/ou des unités d'affaires d'une organisation, en vue d'acquérir des biens et/ou des services pour permettre la réalisation de projets ou pour assurer le maintien des opérations.

Une demande d'acquisition peut éventuellement démarrer un processus d'appel d'offre en vue de la signature d'un contrat avec un fournisseur.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :

  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des demandes d'acquisitions


Permissions requises


Pour l'outil des demandes d'acquisitions, vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les demandes d'acquisitions dans la liste des demandes d'acquisitions.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les demandes d'acquisitions dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les demandes d'acquisitions dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission regroupe tous les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien demandes d'acquisitions dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :


Accès aux demandes d'acquisitions


Informations de base

La fiche d'une demande d'acquisition possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi,nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :


Informations de base


Titre

Renseigner le titre de la demande d'acquisition.


Statut

Les statuts sont personnalisables. Ceux prévus de base sont :

  • Nouvelle
  • En cours
  • En suspens
  • Terminée
  • Archivée


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Responsable

Permet de sélectionner le responsable d'une demande d'acquisition.


Projets

Associer un ou plusieurs projets.


Type de demande

Les types de demandes sont personnalisables. Ceux de base sont :

  • Forfaitaire variable
  • Per Diem
  • Forfaitaire et Per Diem


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Type de ressource

Les types de ressources sont personnalisables. Ceux de base sont :


  • Humaines
  • Matérielles
  • Logicielles
  • Autres


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Unités fonctionnelles

Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.


Tags

Vous pourrez ajouter un ou plusieurs tags à une demande d'acquisition.


Appels d'offres et contrats

Appels d'offres

Vous aurez la possibilité d'associer la demande d'acquisition à un appel d'offre et d'en sélectionner un statut. Lors de l'association, vous aurez le choix d'importer les informations de ce dernier.


Associer un appel d'offre


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Contrats

Vous pouvez associer un ou plusieurs contrats à une demande d'acquisition et sélectionner un statut pour chacun des contrats.


Associer un contrat


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Intervenants et échéanciers

Intervenants

Chaque intervenant de cette demande d'acquisition peut être répertorié avec pour chacun d'entre eux une situation. vous pourrez également ajouter des notes.


Ajouter des intervenants


Les situations des intervenants sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Échéancier

Si la demande d'acquisition fait partie d'un projet, vous aurez la possibilité de sélectionner le livrable ou l'activité, directement dans le plan de projet, pour lequel ladite demande d'acquisition s'applique.


Ajouter des intervenants


Budget autorisé et risques

Cette partie va permettre de définir les budgets autorisés pour la demande d'acquisition ainsi que les risques relatifs à cette dernière.


Budget autorisé

Pour ajouter un budget, cliquez sur le bouton ajouter puis entrer le titre. vous pouvez associer ce nouveau budget à un compte budgétaire, renseigner une quantité et un montant. Vous pourrez également ajouter un ou plusieurs documents pour chacun des budgets.


Ajouter un budget


Les colonnes du tableau sont personnalisables. Pour ajouter ou supprimer des colonnes, faites un clic droit avec la souris et choisissez vos colonnes.

Risques

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs risques liés à cette demande d'acquisition. Les éléments du risque seront alors importés (statut, risque résiduel, risque brut). Vous pourrez cependant ajouter des notes et renseigner une situation pour chacun des risques.


Associer un risque


Les situations des risques sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Notes et documents

Vous pourrez documenter votre demande d'acquisition en y inscrivant des notes et en y associant un ou plusieurs documents.


Ajouter une note et/ou un document


Suivis

Cette ultime section, va vous permettre de mettre en place des suivis qui apparaîtront, comme tous les suivis, dans votre calendrier, ce qui vous permettra de les gérer facilement et de statuer sur ces derniers. Pour ajouter un suivi, cliquez sur Ajouter, sélectionnez la date ainsi que le responsable du suivi :


Ajouter un suivi


Pour statuer complété sur un suivi, vous pourrez le faire en cliquant sur le non dans la colonne complété afin de faire apparaître la coche verte.


Interface de la liste des demandes d'acquisition

L'outil demandes d'acquisition est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Petit oeil.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'une demande d'acquisition, cliquez sur l'onglet Configurer puis  :


Gérer les champs


Ajouter et personnaliser des statuts, des situations


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Afin de trouver rapidement une demande d'acquisition parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :

  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de toutes les demandes d'acquisitions qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....


Recherche de toutes les demandes d'acquisitions qui ont le tag 2017 et priorité


Filtres

  • Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrer les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.


Exemple de filtres possibles sur la liste des demandes d'acquisitions


Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise


Statuts
Filtrer par statuts.


Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris


Responsables
Permet de rechercher par responsable.


Projets
Permet de rechercher par projet.


Unités fonctionnelles
Permet de rechercher par unité fonctionnelle.


Type de demandes
Permet de rechercher par type de demandes.


Type de ressources
Permet de rechercher par type de ressources.


Appels d'offres
Permet de rechercher par appel d'offre.


Contrats
Permet de rechercher par contrat.


Risques
Permet de rechercher par risque.


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