Contrats

De Documentation ISIOS
Aller à : Navigation, rechercher

Les contrats sont des documents qui confirment les conditions d'acquisition de biens et/ou de services, et qui engagent à la fois l'organisation et le fournisseur.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :

  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Contrats


Permission requise


Pour l'outil des Contrats vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les contrats dans la liste des Contrats.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil Contrats dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les contrats dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil Contrats dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les contrats dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Contrats dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Contrats dans les permissions projets


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des contrats en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Contrats dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :


Accès aux Contrats


Informations de base

La fiche d'un contrat possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :


Informations de base


Titre

Renseigner le titre du contrat.


Statut

Les différents statuts de base d'un contrat sont :

  • Nouveau
  • Signé
  • En réalisation
  • Fermé


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Responsable

Permet de sélectionner le responsable du contrat.


Contrat maîtres

Associer un contrat maître au contrat.


Projets

Associer un ou plusieurs projets.


Unités fonctionnelles

Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.


Tags

Vous pourrez associer un ou plusieurs tags au contrat.


Numéro de commande

Ajouter un numéro de commande.


Date de début et fin

Sélectionner les dates de début et de fin du contrat.


Demandes d'acquisitions et appels d'offres

Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et appels d'offres à un même contrat.


Demandes d'acquisitions

Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées. Lors de l'association d'une demande d'acquisition à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de la demande d'acquisition (statuts, budgets etc...)


Ajouter une demande d'acquisition


Appel d'offres

Pour ajouter un ou plusieurs appels d'offres, cliquez sur le bouton et sélectionnez les appels d'offres souhaités. Lors de l'association d'un appel d'offres à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de l'appel d'offres (statuts, soumissionnaires, etc...)


Ajouter un appel d'offres


Soumissionnaires, intervenants et échéancier

Cette section permet de répertorier les soumissionnaires à l'appel d'offres concernant le contrat, de nommer les intervenants de ce dernier et de planifier un échéancier.


Soumissionnaires

Lors de l'association d'un appel d'offre, et si vous acceptez l'importation de tous les éléments de ce dernier, les soumissionnaires seront alors importés. Vous aurez également la possibilité d'aller sélectionner les soumissionnaires choisis dans la liste des relations. Vous pourrez alors statuer sur la situation de chacun d'entre eux afin de faire ressortir le soumissionnaire bénéficiaire du présent contrat.


Ajouter un soumissionnaire


Les situations concernant les soumissionnaires sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Intervenants

Cette section permet de déterminer un intervenant pour chacune des étapes de validation d'un contrat. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des notes :


Ajouter un intervenant


Les situations concernant les intervenants sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Échéancier

Cette cellule n'est accessible que si vous avez associé un ou plusieurs projets dans le contrat . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par le contrat. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :


Ajouter des éléments d'échéancier


La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet, soit l'avancement de vos activités.


Obligations et risques

Lors de la création de votre contrat, vous allez pouvoir identifier des obligations et les risques liés à ce dernier.


Obligations

Pour ajouter une obligation, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une situation et un responsable en indiquant la pénalité pour le non-respect de l'obligation :


Ajouter une obligation


Les situations concernant les obligations sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Risques

Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton et sélectionnez le risque souhaité, puis renseignez la situation de ce dernier, et ajouter éventuellement une note :


Ajouter un risque


Les situations concernant les risques sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Montant initial, avenants et factures

Pour une bonne gestion financière d'un contrat, vous aurez également la possibilité suivre votre budget autorisé, initial, ses avenants ainsi que les factures qui en découle.


Budget autorisé

Le budget autorisé est le même qui a été autorisé depuis le début du processus d'appel d'offre et qui a été importé lors de l'association d'une demande d'acquisition et/ou appel d'offre. Si le contrat ne fait pas partie d'un processus d'appel d'offre, ajouter un ou plusieurs budgets autorisés en cliquant sur le bouton Ajouter et renseigner les différents champs.


Ajouter un budget autorisé


Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.


Montant total

Le montant total se calcule automatiquement. Il est le résultat du montant du budget autorisé + le montant des avenants


Montant initial

Il s'agit du montant du contrat. Pour ajouter un montant initial, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie du montant initial, la quantité et le montant :


Ajouter un montant initial


Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.


Les catégories du montant initial sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Avenants

Pour ajouter un ou plusieurs avenants au contrat, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie de l'avenant, la quantité et le montant :


Ajouter un avenant


Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.


Les catégories des avenants sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Factures

Les factures liées au contrat pourront être prise en compte et venir se défalquer du montant total. Pour ajouter une facture, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie de la facture, la quantité et le montant :


Ajouter une facture


Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.


Les catégories des factures sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Notes et documents

Vous pourrez documenter votre contrat avec des notes et/ou des documents :


Documentation du contrat


Suivis

La dernière section est dédiée aux suivis du contrat. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre contrat et pouvoir les statuer complétés.


Ajouter un suivi


Interface de la liste des contrats

L'outil des contrats est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des contrats :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Petit oeil.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Statuts

Les statuts d'un contrat sont personnalisables. Pour gérer les statuts, cliquez sur l'onglet Configurer  :


Gérer les statuts


Ajouter et personnaliser les statuts


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.


Recherche

Afin de trouver rapidement une demande d'acquisition parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :

  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de tous les contrats qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....


Recherche de tous les contrats qui ont le tag 2017 et priorité


Filtres

Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.


Filtres


Exemple de filtres possibles sur la liste des contrats


1- Tous les filtres de la liste des contrats n'apparaissent pas au premier coup d’œil. Vous pouvez développer le reste des filtres en cliquant sur le lien.


Développer les filtres de la liste des contrats


2- Les filtres choisis peuvent être tous réinitialisés en cliquant sur la flèche.


Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise


Projets
Permet de rechercher par projet.


Statuts
Filtrer par statuts.


Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris


Responsables
Permet de rechercher par responsable.


Contrats maîtres
Permet de rechercher par contrat maître.


Unités fonctionnelles
Permet de rechercher par unité fonctionnelle.


Début
Permet de rechercher par date de début.


Fin
Permet de rechercher par date de fin.


Demandes d'acquisitions
Permet de rechercher par demande d'acquisition.


Appels d'offres
Permet de rechercher par appel d'offre.


Soumissionnaire
Permet de rechercher par soumissionnaire.


Intervenants
Permet de rechercher par intervenants.


Risques
Permet de rechercher par risque.


Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #30